dr Grzegorz Markowski

Français langue de spécialité
                                                                                    IIIe année du FLA

Lettre -  forme de communication écrite

         La lettre est une forme de communication écrite très populaire. 
	Le contenu d’une lettre dépend essentiellement de l’objectif de celle-ci en corrélation avec le moment.
	Quant à la lettre Mirelle Brahic est d’avis qu’elle “(…) soit commerciale, administrative, militaire ou privée, la correspondance doit être claire, précise et concise (compréhensible par quiconque, sans ambiguïté), courtoise sans flagornerie et fidèle à l’information qu’elle doit transmettre. En effet, selon l’article 109 du code du commerce, une lettre vaut  contrat. Pouvant être, à tout moment, sortie des archives comme pièce à conviction, elle ne doit pas prêter à équivoque. La meilleure façon de la rédiger est de se mettre  à la place, non pas du destinataire, mais d’un tiers entre les mains de qui la lettre pourrait tomber. Le but est de ne laisser aucune prise au lecteur mal intentionné en décrivant  clairement la situation et en précisant la date, les adresses respectives, les références, les pièces jointes, les annexes et les prix  convenus en chiffres et en lettres.” 1

	De plus, dans un certain dossier, la seule lecture d’une lettre doit indiquer à   quel moment de l’affaire elle se situe, ce qui l’a rendue nécessaire, ce qu’elle a affirmé, ce qu’elle a annoncé, conseillé ou  commandé.

	Parmi les plus importants éléments d’une lettre officielle, on distingue:
 l’en-tête (les coordonnées de l’expéditeur): se trouve le plus souvent en haut ou en haut et à gauche d’une feuille, il doit contenir toutes les informations nécessaires  à l’identification de l’émetteur, celles utiles pour le joindre (adresse, téléphone, télex, mél…), 
     par exemple: 
TRANSEPT-SA 40-028 Katowice, ul. Francuska 70, tel. (032) 757-46-20, 
fax (032) 205-37-85
     (voir: annexe 8)
     
     Virgine FERRÉ
     Boîte postale 255
     ABIDJAN
     CÔTE D’IVOIRE
     (voir: annexe 11) 
     
      CONSERVERIE  LA BASQUAISE
      25, quai du  Fronton – 64500 SAINT-JEAN-DE-LUZ
      Tél.: 05 59 88 12 01 – Fax: 05 59 88 14 22 
      (voir: annexe 14)
    et celles, éventuellement indispensables pour le payer (n° de compte postal ou
     bancaire,…),

 le numéro d’enregistrement (“nos références”): se trouve sous l’en-tête, indique en général la personne  qui est à l’origine de la lettre, la personne qui a rédigé la lettre, la personne qui a saisi la lettre ou encore le numéro d’ordre chronologique de la lettre. En place des initiales des personnes il y a  quelquefois, sous forme de sigle, la hiérarchie du service émetteur, par exemple:
Nos réf.:
EC/FC
(voir: annexe 3) 

Réf: AH/AD/07/KT/00
     (voir: annexe 8)

 la mention “affaire suivie par”:  permet de joindre directement la personne  en charge du dossier, par exemple:
Contact: Florence CAILLET
Ligne directe: 04.78.66.58.35
(voir: annexe 3)
Cette       information    se     trouve    le     plus       souvent  soit sous numéro 
d’enregistrement soit elle le remplace.

 le lieu et la date de départ d’une lettre: la date comprend le quantième du mois en chiffres, le nom du mois en toutes lettres et l’an  en quatre chiffres. On la place soit tout en haut et à droite d’une feuille soit sous les informations concernant le nom, le prénom et l’adresse du destinataire, par exemple:
Dardilly, le 7 février 2000
(voir: annexe 3)

	les références  (“vos références”): donnent une possibilité de préciser le numéro d’enregistrement de la lettre à laquelle l’émetteur répond ou les numéros de clients ou de  contrats attribués par les fournisseurs.  Elles se trouvent au-dessous de: „nos références“.

 l’objet: motif de la lettre: constitue un résumé bref  et précis de la lettre, une brève indication du contenu de la lettre, par exemple:
Concerne: projet Feu Vert à Katowice
(voir: annexe 3)

Cette indication du contenu est placée sous les références de l’émetteur et du destinataire. 

 les pièces  jointes (P.J.): figurant à la suite des références ou en pied de page, elles  sont utiles pour  savoir de  quoi est accompagnée la lettre, quels sont les documents envoyés avec la lettre, par exemple:  
P.J.:  Tarif groupage + tarif d’approche, organigramme
(voir: annexe 10)

PJ: un dépliant
     (voir: annexe 14)

 la “suscription”(les données du destinataire): le nom, le prénom, la fonction et l’adresse du destinataire  qui se trouvent au-dessus du corps du texte de la lettre à droite, par exemple: 
Monsieur le Sous-Préfet
Sous-Préfecture
28, rue Emile Zola
57311 THIONVILLE Cedex
     (voir: annexe 11)

     FEU VERT
     ul. Puławska 427
     02-801 Warszawa
     
     A l’att. de M. Emmanuel JOUBERT
     (voir:  annexe 8)

	Des précisions sur le signataire et le destinataire, la date et le lieu d’émission sont des éléments indispensables à la fonction de preuve des documents écrits. Ces éléments permettent de consacrer le corps du texte au message uniquement et d’offrir une meilleure lisibilité de la lettre.
 la forme d’appel (l’appellation): commençant  le corps de la lettre; elle se réduit  très souvent aux formules comme “Monsieur”, “Madame”, “Mademoiselle” suivies du titre, puis  d’une virgule, par exemple: 
Monsieur, 
     (voir: annexe 11 )  

     Madame, Monsieur le receveur principal,
     (voir: annexe 15) 

	De  plus, les conseils prodigués par les manuels de  savoir-vivre sont toujours  en vigueur, donc l’émetteur de la lettre peut utiliser comme formule d’appel par exemple: “Cher Monsieur,” ou “Chère Madame et Amie,” par exemple:
	Cher Michel,
        (voir: annexe 3) 

         Barbara,
         (voir: annexe 10)       

	Dans les lettres, nous distinguons deux schémas de texte: 

-	le schéma à la française, où l’appellation et les premières lignes de paragraphes présentent un retrait de quelques centimètres, (voir: annexes 8, 14, 15),
-	le schéma à l’américaine, selon lequel l’appellation et les paragraphes  commencent au bord de la marge, (voir: annexes 3, 10, 11).

	Entre chaque paragraphe dans chacun des schémas, il y a une interligne. Tout cela est présenté de façon graphique ci-dessous.

                             SCHEMA 1:  LETTRE OFFICIELLE A LA FRANÇAISE

          Xxxxx,

          Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
    xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
    xxxxxxxxxxxxxxxxx

          Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
    xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
    xxxxxxxx
  
          Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
   xxxxxxxxxxxxx
                                   xxxxxxxx

    

			       SCHEMA 2: LETTRE OFFICIELLE A L’AMERICAINE 

   Xxxxx,

   Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
   xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
   xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

   Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
   xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
 
   Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
   xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

   Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
  
   Xxxxxxxxx

	 

	F. Cicurel constate que les lettres ne sont pas seulement un échange personnel mais aussi peuvent avoir une forme de communication publicitaire, politique, commerciale. Elles constituent une forme de messages spécifiques où on voit le scripteur et le récepteur. Le message est construit autour d’une intention de communication dominante qui se traduit par un acte de parole central. 

	Le message est très souvent lié au passé qui concerne les interlocuteurs. Le texte est provoqué par un événement précédent étant par exemple un écrit antérieur (par exemple: “pour faire suite à la réception de vos plans,…”, voir: annexe 3), ou une conversation (par exemple “suite à notre conversation   téléphonique…”, voir: annexe 10 ), et suggère un événement  constitué par une demande de faire implicite ou explicite (répondre, payer, …). 

	Dans les lettres, les informations concernant les événements précédents se trouvent  au début du corpus du message par exemple: 
“Barbara,
Suite à  notre conversation téléphonique de la semaine dernière au sujet…”, (voir: annexe 10).

	Le premier paragraphe  peut par exemple:

+ rappeler l’essentiel de la demande qui nécessite cette réponse:
“Pour faire suite à la réception de vos plans, nous…”, (voir: annexe 3),
“Vu l’avancement du dossier  Feu Vert Katowice...“,   (voir: annexe 8).

+ exprimer  des remerciements, de la satisfaction ou des regrets:
“Compte tenu des grèves qui ont paralysé certains services publics en décembre dernier, je suis au regret de vous informer…”, (voir: annexe 15);

+ présenter la situation qui conduit à prendre  contact: 
“Notre entreprise vient de………… un marché important”, (voir: annexe 14).

	Quant aux événements concernant l’avenir, il est nécessaire de les faire repérer parce qu’ils donnent une indication sur l’effet recherché par l’émetteur. Ils se situent le plus souvent vers la fin du message:
“(…) J’espère que ces informations vous ont permis de mieux nous connaître. Vous trouverez ci-joint une offre de prix en complet sur Piaseczno, ainsi que nos tarifs de groupage sur la Pologne, afin que vous puissiez nous consulter plus facilement. 
En attendant de vous entendre bientôt, je vous prie d’agréer, Barbara, nos salutations les plus distinguées.“ (voir: annexe 10)

 la formule de politesse: figure en fin de lettre, et elle est très ritualisée, par exemple:
“Nous vous prions d’agréer, Cher Michel, l’expression de nos sentiments les meilleurs.” (voir: annexe 3); 

“Restant à votre disposition, nous vous transmettons nos salutations distinguées.” (voir: annexe 8);
“Recevez, Messieurs, l’expression de nos……………… distinguées.” (voir: annexe 14);
“(…), je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.“ (voir: annexe 11).

	Les propositions de formules ci-dessus nous montrent la multitude de possibilités de commencer et de terminer une lettre.

 tout le texte est suivi d’une signature du destinataire: la signature se trouve soit à droite (schéma français) soit à gauche (schéma américain),  et elle doit être toujours  semblable et autant que possible lisible.  Quant au  monde de l’entreprise, il  se contente de faire suivre les nom et prénom, la fonction occupée par le signataire.

	La plus courante  formule de  traitement par laquelle le destinataire est évoqué  au cours de la lettre est la deuxième personne  du pluriel, (voir: annexes 3, 8, 10, 11, 14, 15). 
	L’auteur  d’une lettre écrit soit à la première personne du singulier (voir: annexes 10, 11, 15,) soit à la première personne  du pluriel. (voir: annexes 3,  8,  14,) 

	 Selon Cicurel F.,  l’écrit est provoqué par  une situation qui le précède, l’écrit veut agir sur le comportement du lecteur et c’est cette dimension pragmatique que le lecteur doit comprendre; on écrit pour informer ou pour faire faire quelque chose. 

Télécopies et  méls

	Aujourd’hui, les télécopies et les méls commencent à jouer un rôle essentiel dans la communication humaine. De plus en plus des hommes profitent de ce moyen de transmission rapide d’un message.

	La télécopie est un moyen de communication électronique permettant de transmettre rapidement un court message informel. Ce message peut être accompagné  ou non  de différents documents, par exemple de  lettres, de rapports, de contrats, de notes, (voir: annexes 1, 7). 
Pour émettre un document par fax, il suffit de l’introduire dans le télécopieur, de composer au téléphone le numéro du correspondant et  d’appuyer  sur la touche ENVOI.
	M. Brahic s’occupant des moyens de rédactions des écrits professionnels écrit que „les télécopieurs pilotés par ordinateur offrent la possibilité de confier une fois pour toutes les coordonnées des destinataires  habituels au logiciel qui se charge de constituer cette page de garde sur simple commande de l’émetteur.”

Le mél (“message électronique”): est une messagerie électronique  permettant, sous forme numérique, d’envoyer du texte, des sons, des images aux personnes distantes. Il peut être ou non accompagné d’autres documents, (voir: annexe 9).
	Dans cette forme de communication, c’est le fournisseur  d’accès (opérateur qui  loue ou vend des points d’accès à internet, par exemple: Free, Planète, Wanadoo, World Online, Interia)  qui procure une adresse, laissant ou non à l’émetteur, le choix de son  identifiant (sur internet, nom ou pseudonyme destiné à identifier  le possesseur d’une adresse internet).   

	L’adresse internet  se compose ainsi: 
gmarkowski@poczta.onet.pl où
“gmarkowski” créent  la première lettre d’un prénom (par exemple: Grégoire), et  le nom du possesseur d’une adresse, 
“@” (“arobace”) sert à séparer l’identifiant du fournisseur,
“poczta.onet” est un nom  du fournisseur, et
„pl“ indique  que l’adresse de l’identifiant se trouve en Pologne.

	En écrivant le mél, dans la fenêtre, nous avons deux  cadres. Celui se trouvant en haut est réservé à l’adresse du destinataire et à l’objet, celui du  bas au message.